Privacybeleid

PRIVACY-BELEIDSDOCUMENT PERSOONSGEGEVENS LEDEN

Achterveld, 21 mei 2018

(Noot: de in de statuten als k.v. “De Puupenkoppen” omschreven vereniging wordt in dit stuk genoemd: c.v. “De Puupenkoppen” i.v.m. ontwikkeling Nederlandse taal).

Een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens is voor c.v. “De Puupenkoppen” van groot belang. Persoonlijke gegevens worden dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Hierbij houden wij ons aan de wet en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Wet bescherming persoonsgegevens en – met ingang van 25 mei 2018 – de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In dit document kunt u lezen hoe c.v. “De Puupenkoppen” omgaat met de persoonsgegevens van haar leden. Hierbij wordt vermeld welke gegevens opgeslagen worden, hoe ze opgeslagen worden en waarvoor ze gebruikt worden. Ook vindt u welke personen toegang hebben tot de ledenadministratie.

Begrippen:
1. Het bestuur zijn de mensen die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
2. Leden zijn alle betalende leden van de vereniging.
3. Onder persoonsgegevens wordt verstaan, achternaam, voornaam, adres en e-mail
adres en bij leden ook IBAN-nummer.
4. Onder vereniging wordt verstaan de c.v. “De Puupenkoppen”, zoals omschreven in de Statuten.
5. Inschrijfformulier is het aanmeldformulier lidmaatschap c.v. “De Puupenkoppen”.
6. Huishoudelijke Reglement is het reglement wat is vastgesteld op 7 februari 1980. Deze is terug te vinden op de website (Klik hier) van de vereniging.
7. Bewaartermijn bij de secretaris is maximaal één kalenderjaar in verband met archivering voor het opmaken van het jaarverslag.[Art. 5.1.b, art. 89 uit het AVG] voor beeldmateriaal etc. Voor subsidieadministratie geldt een wettelijke bewaartermijn van 10 jaar [Art. 4:69 Awb] en voor overige gegevens geldt dat deze niet langer worden bewaard dan noodzakelijk.
8. Een verwerkingsovereenkomst is een overeenkomst tussen de vereniging en de ontvanger van de gegevens. Dit zal worden opgesteld voor zover dit van toepassing zal zijn.|

Persoonsgegevens algemene leden:
Van de leden van c.v. “De Puupenkoppen” worden de volgende gegevens digitaal bewaard:
- Naam, adres, woonplaats, geboortedatum en telefoonnummer.
Dit voor het versturen van de ledenpas en de uitnodiging van de algemene ledenvergadering.
- E-mailadres
Dit voor het versturen van de uitnodiging van de algemene ledenvergadering (die indien gewenst, wordt verzonden via de post.
- IBAN–nummer
Dit voor de machtiging en incasso van het lidmaatschapsgeld.

Deze gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor bovenvermelde doeleinden. Zodra een lid zich uitschrijft, worden deze gegevens binnen 6 weken volledig uit het ledenbestand verwijderd door de penningmeester.
- Persoonsgegevens Bestuur, Raad van Elf en commissieleden:
Van Bestuur, Raad van Elf en commissieleden worden - naast de bovengenoemde gegevens - ook het telefoonnummer vastgelegd om tijdens en kort voor evenementen met elkaar te communiceren.
- Gegevens van bedrijven, instanties en externe relaties.
Hiervan worden NAW-gegevens evenals telefoonnummer en e-mailadres vastgelegd om te kunnen communiceren over advertenties, sponsoring en deelname braderie.

Beveiliging van gegevens:
C.v. “De Puupenkoppen” heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. De ledenadministratie wordt opgeslagen in een Excel-bestand welke wordt versleuteld door een wachtwoord. Het ledenbestand wordt opgeslagen op de “NAS” welke eveneens voorzien is van een (andere) wachtwoord alsmede een virusscanner. Deze “NAS” en de daarin opgeslagen bestanden zijn voor derden niet toegankelijk. De wachtwoorden worden regelmatig gewijzigd en slechts de bestuursleden met toegang tot het ledenbestand zijn op de hoogte van deze wachtwoorden. De ledenadministratie is een digitaal bestand dat niet als hard-copy wordt opgeslagen. C.v. “De Puupenkoppen” zal persoonsgegevens nimmer verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, voor zover in deze privacyverklaring niet anders is bepaald of tenzij de betrokkenen hier vooraf expliciet toestemming voor hebben gegeven.

Toegang tot ledenadministratie
Bij c.v. “De Puupenkoppen” hebben de ledenadministrateur en twee bestuursleden toegang tot de ledenadministratie, dit zijn de penningmeester en de secretaris. Zij hebben een geheimhoudingsverklaring / verwerkingsovereenkomst getekend in het bijzijn van het gehele bestuur. De formulieren zijn opgeslagen in de administratie bij de secretaris.

Beeldmateriaal
Tijdens evenementen van c.v. “De Puupenkoppen” kunnen foto’s gemaakt worden van personen. Deze foto’s kunnen gepubliceerd worden op sociale media en de website van c.v. “De Puupenkoppen” en gebruikt worden voor (pers-)berichten. Indien bezoekers van de evenementen geen toestemming geven voor het maken en publiceren van beeldmateriaal dan wel niet herkenbaar in beeld willen komen, kunnen zij dit expliciet kenbaar maken aan het bestuur van c.v. “De Puupenkoppen”. Er zullen op de evenementenlocaties op diverse zichtbare plaatsen vermeldingen zoals posters worden opgehangen waarop dit kenbaar wordt gemaakt.

Toestemming verwerking persoonsgegevens
Door nieuwe leden wordt middels het aanmeldingsformulier toestemming gegeven voor het hanteren van bovengenoemde privacy beleid. Bestaande leden hebben in 2018 allen per post of per e-mail een afschrift van dit privacy beleid ontvangen. Door bestaande leden wordt middels het voortzetten van het lidmaatschap toestemming gegeven voor het bovengenoemde privacy beleid, indien weigering niet expliciet kenbaar gemaakt bij het bestuur.

Rechten van Leden
Leden hebben het recht c.v. “De Puupenkoppen” te vragen welke [persoons]gegevens van u zijn verwerkt. C.v. “De Puupenkoppen” zal op dit verzoek [schriftelijk/e-mail] binnen vier weken reageren. Vervolgens kunt u c.v. “De Puupenkoppen” verzoeken deze gegevens aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen. U kunt een dergelijk verzoek per e-mail sturen naar: secretariaat@puupenkoppen.nl of per post naar: Stoutenburgerweg 23, 3784 VD. Terschuur.
https://www.puupenkoppen.nl

Functionaris gegevensbescherming:
Als vereniging zijn we vrijgesteld van een dergelijke functionaris. Echter de penningmeester/ secretaris zullen wel als zodanig met alle werkzaamheden omtrent de gegevensbescherming worden belast.
Datalek:
Indien een datalek wordt opgemerkt zal het bestuur de hiervoor ingerichte procedure volgen en het lek binnen 72 uur melden aan Autoriteit Persoonsgegevens.
Inschrijfformulier:
Indien iemand lid wil worden van c.v. “De Puupenkoppen” zal zij of hij daartoe een inschrijfformulier moeten invullen en ondertekenen, zodat men akkoord gaat met het verwerken en opslaan van de gegevens zoals genoemd in dit beleidsdocument.
Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor wijzigingen aan te brengen aan deze privacyverklaring. Check daarom regelmatig de privacyverklaring voor een update van ons privacy beleid.
Vragen
Als u nog vragen hebt over ons privacy beleid, neemt u dan contact ons op via
secretariaat@puupenkoppen.nl

TOP